Biuro rachunkowe to firma, w której komputer nie może się zepsuć w złym momencie. Termin deklaracji, płatnik, JPK, rozliczenia płacowe: każda godzina przestoju ma swoją cenę. Tymczasem w wielu biurach o infrastrukturze myśli się dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać. Poniżej opisuję, na co warto zwrócić uwagę, żeby awarii uniknąć, a nie naprawiać ją po fakcie.

1. Koniec wsparcia Microsoftu: sprawdź, na czym pracujesz

Część biur nadal korzysta z oprogramowania, które nie dostaje już aktualizacji bezpieczeństwa. Oto aktualny stan:

• Windows 10: wsparcie zakończyło się 14 października 2025 roku, czyli rok temu (źródło: Microsoft).
• SQL Server 2016: wsparcie zakończyło się 14 lipca 2026 roku (źródło: Microsoft).
• Windows Server 2016: wsparcie kończy się 12 stycznia 2027 roku, czyli już za kilka miesięcy (źródło: Microsoft).

Programy księgowe, takie jak Insert (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant), Comarch czy Symfonia, przechowują dane w bazach SQL, często na serwerze z Windows Server. To oznacza, że to właśnie serwer i baza danych są sercem biura. Po zakończeniu wsparcia Microsoft nie publikuje już poprawek bezpieczeństwa dla nowo wykrytych luk, a to prosta droga do włamania lub ransomware, które zaszyfruje dane klientów biura. Dochodzi do tego jeszcze jedna sprawa: producenci programów księgowych często wymuszają aktualizację do nowszej wersji i nie odpowiadają za błędy powstałe na nieaktualizowanym oprogramowaniu. Biuro, które zwleka, może więc zostać bez pomocy producenta w chwili awarii.

Nie oznacza to, że trzeba wszystko wymienić z dnia na dzień. Dostępne są płatne programy rozszerzonych aktualizacji (ESU) i planowa migracja. Ważne, żeby wiedzieć, w jakiej sytuacji jest Twoje biuro, i mieć plan, zanim pojawi się problem. Sprawdzam to w ramach przeglądu infrastruktury.

2. Kopia zapasowa: najważniejsza rzecz w biurze rachunkowym

Jeśli w biurze jest kilkaset baz danych (po jednej na klienta lub firmę), kopia zapasowa nie może zależeć od tego, czy ktoś o niej pamięta. Powinna spełniać kilka zasad:

• Obejmuje wszystkie bazy danych, także te rzadko używane.
• Jest wykonywana automatycznie, a nie ręcznie, kiedy ktoś pamięta.
• Jest kompresowana i wysyłana na osobny serwer plików, najlepiej w innej lokalizacji niż biuro. Pożar, zalanie czy kradzież sprzętu nie mogą zniszczyć jednocześnie danych i ich kopii.
• Dodatkowo kopia na zewnętrzny dysk, np. raz w tygodniu, jako zabezpieczenie na wypadek problemów z siecią lub atakiem na serwer.
• Jest sprawdzana. Kopia, której nigdy nie próbowano odtworzyć, to tylko nadzieja. Test przywrócenia danych warto robić regularnie.

Ja przygotowuję skrypty, które same robią kopie wszystkich baz, pakują je i wysyłają na osobny serwer. Potem monitoruję, czy kopie rzeczywiście się wykonały.

3. Aktualizacje programów księgowych i Płatnika

Przepisy się zmieniają, więc programy muszą być aktualne: Płatnik, programy księgowo-kadrowe, moduły do JPK i e-Deklaracji. Zaniedbana aktualizacja to ryzyko błędnych rozliczeń lub odrzuconych plików.

Z drugiej strony każda aktualizacja może wprowadzić nowe błędy. Dlatego aktualizację warto zaplanować: najpierw kopia bazy, potem aktualizacja, potem sprawdzenie, czy wszystko działa. Gdy pojawia się błąd po aktualizacji, pomagam w kontakcie z producentem oprogramowania, przygotowuję opis problemu, a jeśli trzeba, eksportuję bazę i przesyłam ją do pomocy technicznej w bezpieczny sposób, bo dane klientów biura nie powinny wędrować zwykłym mailem.

4. Serwer SQL i konfiguracja stanowisk

Baza danych działająca wolno lub niestabilnie to częsta przyczyna frustracji w biurach. Zajmuję się:

• instalacją i aktualizacją serwera SQL (w tym migracją ze starszych wersji),
• konfiguracją stanowisk pod programy księgowe,
• sprawdzeniem połączeń, uprawnień i wydajności bazy.

Licencja SQL a wydajność. Biura rosną i obsługują coraz więcej podmiotów, a przy tym często zapominają o zakupie odpowiedniej licencji na SQL. Rozwiązaniem bywa licencja SQL Standard albo wersja runtime od producenta programu księgowego, zwykle znacznie korzystniejsza cenowo. Pozwala ona serwerowi wykorzystać pełną ilość zainstalowanej pamięci RAM, a baza przestaje zwalniać.

Każde biuro jest zbudowane trochę inaczej i ma własne wrażliwe punkty. Zamiast czekać na awarię, szukam ich wcześniej.

5. Antywirus i monitorowanie komputerów

Biuro rachunkowe dostaje od klientów dużo maili, a któryś z nich może zawierać wirusa. Sam rozsądek pracowników nie wystarczy, dlatego komputery powinny być zabezpieczone i monitorowane.

Zalecam oprogramowanie ESET, które ma m.in. konsolę administracyjną. Z jednego miejsca widać zbiorczo stan wszystkich komputerów: czy wykryto zagrożenie, czy pojawiła się podejrzana aktywność w sieci i czy komputer jest zaktualizowany. Dzięki temu problem można zauważyć i zareagować, zanim zatrzyma pracę biura.

6. Bezpieczeństwo: zacznij od WiFi dla gości

Klient przychodzi na spotkanie i pyta o hasło do WiFi. Czy dajesz mu to samo hasło, z którego korzystają komputery biura? Taka osoba nie musi mieć złych zamiarów. Wystarczy, że jej telefon lub laptop jest zainfekowany, a wirus dostaje się do Twojej sieci, w której stoją serwer i dane wszystkich klientów.

Rozwiązanie jest proste: osobna sieć WiFi dla gości, odizolowana od sieci biurowej. Goście mają internet, ale nie widzą komputerów, drukarek ani serwera. To jedna z najtańszych i najskuteczniejszych zmian, jakie można wprowadzić.

7. Codzienne wsparcie dla pracowników biura

Nawet dobrze zabezpieczone biuro potrzebuje kogoś, kto szybko pomoże, gdy coś przestanie działać. Pomagam pracownikom w codziennych problemach: błędach po aktualizacjach systemu lub programów, konfiguracji poczty w Outlooku czy Thunderbirdzie, ustawianiu stopek mailowych. Dzięki temu księgowe nie tracą czasu na walkę z komputerem i mogą skupić się na pracy.

Chcesz sprawdzić, jak wygląda IT w Twoim biurze?

Zapraszam na bezpłatną, krótką rozmowę (lub przegląd na miejscu) dotyczącą stanu kopii zapasowych, serwera, wersji systemów i bezpieczeństwa sieci. Działam w Jaworznie i okolicach.

Kontakt: [telefon] | [e-mail] | [adres strony]

Źródła informacji o cyklu życia produktów: Microsoft Lifecycle (Windows 10, Windows Server 2016, SQL Server 2016).

Artykuł Informatyk dla biura rachunkowego: 7 rzeczy, które zabezpieczą Twoją pracę pochodzi z serwisu EIGHTBIT.