Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z ważnych innowacji w polskim systemie podatkowym. Wprowadza nowe standardy w obszarze dokumentowania transakcji finansowych. Warto zrozumieć, czym jest KSeF, jakie są jego cele oraz jakie zmiany wprowadza. W niniejszym artykule opowiemy o tym systemie oraz o rozwiązaniu firmy INSERT, który może Ci pomóc w obsłudze e-faktur.

Jak Działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF jest systemem komputerowym, który centralizuje proces rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, kierując je do jednego centralnego miejsca. To oznacza, że wszystkie systemy fakturowania i księgowości mogą być połączone z KSeF. Potrzebne jest to aby umożliwić przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Ponadto, KSeF umożliwia odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez ten system. To wszystko odbywa się w ramach bezpiecznego zarządzania uprawnieniami, co gwarantuje odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.

Etapy Wprowadzania KSeF

KSeF został wprowadzony stopniowo. W okresie od października do grudnia 2021 roku odbył się pilotaż z udziałem podatników. Chociaż obowiązek korzystania z KSeF jeszcze nie istniał, to wówczas można było już przetestować system. Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem dobrowolnym. Jednak należy pamiętać, że Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce stało się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku.

Czy Musisz Przystąpić do KSeF?

W pierwszym etapie wdrażania KSeF to Ty, jako przedsiębiorca, masz możliwość wyboru, czy chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF, czy pozostać przy dotychczas stosowanych rozwiązaniach. Wybór ten zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

Kto Może Korzystać z KSeF?

KSeF jest przeznaczony przede wszystkim dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Korzyści Związane z Korzystaniem z KSeF

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest na razie dobrowolne, ale warto zastanowić się nad korzyściami, które wynikają z tego rozwiązania. Oto kilka z nich:

1. Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku: Dzięki KSeF możesz liczyć na zwrot podatku w zaledwie 40 dni, zamiast standardowych 60 dni.
2. Zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu: KSeF upraszcza wymianę danych z urzędem skarbowym.
3. Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji: Te obowiązki przejmuje KSeF, co zdecydowanie ułatwia życie przedsiębiorców.
4. Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania: Dzięki temu skracasz czas na formalności i minimalizujesz ryzyko popełniania błędów przy wystawianiu faktur.
5. Możliwość pobierania faktur kosztowych: Korzystając z KSeF, możesz znacznie łatwiej pozyskać i rozliczać faktury kosztowe od innych podatników.

Firma EIGHTBIT – Twoje Wsparcie w Korzystaniu z KSeF

Jeśli chcesz korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur i czerpać z niego korzyści, warto zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia. Firma EIGHTBIT może Ci w tym pomóc, oferując wdrożenie oprogramowania INSERT, które integruje się z KSeF. Dzięki oprogramowaniu INSERT możesz bezproblemowo wystawiać, odbierać i archiwizować faktury, a także wygodnie zarządzać nimi w jednym miejscu. To znacznie usprawnia procesy fakturowania i księgowania, co przekłada się na większą efektywność Twojego biznesu.

Podstawa Prawna

Jeśli chcesz zgłębić podstawy prawne związane z KSeF, warto zapoznać się z odpowiednimi dokumentami, takimi jak ustawy i decyzje wykonawcze:

• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598)

---

Jeśli masz więcej pytań na temat KSeF ?
Zobacz również sekcję pytań i odpowiedzi na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów: Pytania i Odpowiedzi KSeF.